Business Intelligence & AI
In der datenorientieren IT-Branche ist es nicht immer einfach echte Trends von Marketingbegriffen zu unterscheiden. Von Business Intelligence zu Data Intelligence. Von Analytics zu Predictive. Von Data Science über Machine Learning hin zu künstlicher Intelligenz. Es ist bei dieser Schnelllebigkeit keine Überraschung, dass Unternehmen in eine Beobachterrolle wechseln, sich auf ihr Kerngeschäft fokussieren und zunächst einmal abwarten, welche Technologien sich dauerhaft etablieren.
Damit bleiben allerdings innovative Potentiale ungenutzt, die mit der richtigen Strategie und Einbindung in die Unternehmensorganisation und -philosophie sowohl kurz- als auch langfristig Wettbewerbsvorteile bringen.
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Organisation
Wenn Datenanalysen oder künstliche Intelligenz im Unternehmen genutzt werden soll, betrifft dies die Unternehmensorganisation gleich doppelt.
Zum einen ergeben sich neue Rollen und Prozesse für die Bereitstellung und den Betrieb der neuen Technologie. Dies kann sogar zur Schaffung neuer Fachabteilungen (z.B. einem speziellen Competence Center) führen.
Zum anderen können bestehende Prozesse von den neuen Informationen profitieren und müssen evtl. angepasst werden.
Strategie
Häufig kommt die Initiativen, zur Nutzung der (operativen) Unternehmensdaten direkt aus den Fachbereichen. Während dieses Vorgehen einerseits wünschenswert ist, birgt es gleichzeitig die Gefahr von Insellösungen.
Es ist daher unbedingt nötig, dem Thema Daten auch strategisch zu begegnen.
Dazu gilt es eine Vision zu entwickeln, welche Rolle Daten in der Zukunft des Unternehmens spielen werden und sollen.
Zusätzlich muss eine Strategie entwickelt werden, wie die Vision operativ umgesetzt und Synergieeffekte zwischen den Fachabteilungen geschaffen werden können.
AI
Künstliche Intelligenz ist gekommen, um zu bleiben. Und das ist gut so, dann sie bietet enorme Potentiale zur Effizienzsteigerung.
Gleichzeitig ist die sogenannte „Intelligenz“ aktuell aber noch alles andere als intelligent. Und meistens wird der Begriff KI aufgrund von mangelndem technischem Verständnis als Synonym verwendet obwohl eigentlich generative KI gemeint ist.
Mit dem richtigen Verständnis, passender strategischer und organisatorischer Einbindung und vor allem dem richtigen technischen Verständnis über die unterschiedlichen Arten künstlicher Intelligenz können Prozesse schon heute enorm profitieren.
Kennzahlen
Es zeigt sich leider immer wieder, dass Kennzahlen in Unternehmen diverse Mängel aufweisen.
Die Fehler sind vielseitig. So werden oft veraltete oder uneinheitliche Berechnungen verwendet oder es wird mit viel zu komplexen und damit unverständlichen bzw. nicht mehr interpretierbaren Definitionen gearbeitet.
Oft wird sich auch auf inhaltlich unpassende Kennzahlen verlassen, die statt der Ursache nur Symptome messen.
Es empfiehlt sich daher die Unternehmenskennzahlen einheitlich zu erfassen und zu definieren, um ein unternehmensweit einheitliches Verständnis zu entwickeln.
Unternehmenskultur
Daten und künstliche Intelligenz verändert nicht nur die operativen Prozesse und die Aufbauorganisation, sondern auch die Unternehmenskultur.
Bisher waren tiefergehende Einblicke und Analysen in der tendenziell eher Führungskräften vorbehalten. Dazu verfügten diese durch ihre Erfahrung oft über mehr Fachwissen.
Heute stehen Einblicke dank Business Intelligence allen Mitarbeitern zu Verfügung und Fachwissen ist durch KI noch zugänglicher geworden.
Es ist daher logisch, dass sich mit der Einführung neuer Technologie auch die Unternehmens- und Führungskultur ändern muss.
Qlik
Qlik bietet mit Qlik Sense und Qlik SaaS eine der Leistungsfähigsten Business Intelligence Lösungen am Markt. Zwar liefert Microsoft mit PowerBI eine starke Konkurrenz und zugegeben ist es für den Endanwender kaum ausschlaggebend, von welcher Software das dargestellte Balkendiagramm kommt, aber gerade für KMU hält Qlik einige Vorteile bereit. Zu nennen sind hier vor allem das extrem gute Filtersystem, das flexible Analysen ermöglicht, umfangreiche ETL-Funktionen, die Zusatzsoftware bzw. Ressourcen überflüssig machen sowie die Tatsache, dass Qlik komplett webbasiert ist (OnPrem & Cloud) und so keine Softwareadministration auf Anwenderseite nötig ist.
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Greenfield
Der Aufbau eines komplett neuen BI-Systems sollte gut durchdacht sein, denn strukturelle Entscheidungen können anschließend nur mit großem Aufwand wieder korrigiert werden.
Vor allem Themen wie z.B. Sicherheits- und Nutzungskonzept, Rollen und Verantwortlichkeiten oder firmeninterne (Entwicklungs-)Standards sollten frühzeitig geklärt und nachhaltig implementiert und gelebt werden.
Migration
Bereits seit Mitte der 90er Jahre gibt es QlikView und wird noch immer von vielen Unternehmen verwendet.
Mittel- und langfristig wird ein Wechsel auf das moderne Qlik Sense oder Qlik SaaS allerdings unvermeidlich sein.
Auch wenn eine 1:1 Migration, insbesondere in Bezug auf das Dashboard Design nicht möglich ist, bietet eine Migration auch die Chance Altlasten zu beseitigen, die Performance zu Optimieren und neue Qlik Features in die Berichte zu integrieren.
Performance
Die Laufzeit des ETL kann nicht nur bei großen Datenmengen lang werden. Oft ist eine schlechte Struktur bzw. Konzeption die Ursache. Aber auch bei sauberen Skripten ist mit den richtigen Funktionen oft eine deutliche Performance Optimierungen möglich. Einsparungen im mittleren zweistelligen Prozentbereich sind keine Seltenheit.
Gleiches gilt für die Performance von Berichten. Mit dem richtigen Formeldesign und Datenmodell kann sich die Nutzererfahrung deutlich verbessern.
Security Rules
Qlik Sense bietet mit den Security Rules ein Feature, welches in Kombination mit Section Access nahezu jede beliebige Rechte- und Rollenkonstellation im Unternehmen abbilden kann.
Es empfiehlt sich, die Implementierung an dieser sensiblen Systemfunktion einem Experten zu überlassen und zuvor gemeinsam ein entsprechendes Sicherheits- und Rollenkonzept zu erarbeiten.
Coaching / Schulung
Externe Ressourcen können durch ihre Spezialisierung hohe und vor allem nachhaltige Qualität garantieren und es ist empfohlen diese besonders bei Projektstart oder Sonderthemen hinzuzuziehen.
Dennoch sollte auch das interne Personal aus- und weitergebildet werden. Hierzu bieten sich themenbezogene Schulungen oder die enge Zusammenarbeit mit einem Experten in Form von Coaching und direktem Feedback an.
Extensions
Qlik selbst bietet bereits umfangreiche Analysemöglichkeiten. Für Spezialthemen kann Qlik allerdings mit sogenannten Extensions noch erweitert werden. Für eine schnelle Implementierung oder den Aufbau eines Prototypen, um die Funktion zu testen empfiehlt es sich mit einem unabhängigen Experten zusammenzuarbeiten.
Process Mining
Selbst klar definierte Geschäftsprozesse laufen selten deterministisch linear. Häufig gibt es Varianten oder Sonderfälle.
Dank der Digitalisierung von Geschäftsprozessen lassen sich diese nun aber nachträglich detailliert auswerten. Durch die Gegenüberstellung des Ist-Prozesses mit dem Soll-Prozess können wertvolle Erkenntnisse zur Prozessoptimierung gewonnen werden.
IBCS
Der International Business Communication Standard (IBCS) bietet konzeptionelle und visuelle Vorgaben für eine einheitliche Geschäftskommunikation.
Einen besonderen Fokus legt der Standard auf die fehler- und verzerrungsfreie Darstellung von Kennzahlen und Diagrammen.
Konzeptionell kann der Standard nativ in Qlik verwendet werden. Für die visuelle Umsetzung stehen unterschiedliche Extensions bereit.
Kommentierung
Regelmäßig besteht der Wunsch, Kennzahlen direkt im Bericht zu kommentieren, um so beispielsweise Abweichungen zu erklären.
Auch hierfür gibt es die nötigen Erweiterungen für Qlik. Damit die Kommentare mit dem Datenmodell harmonieren, empfiehlt es sich allerdings zur das Kommentardesign zu durchdenken.
Printing & Reporting
Das interaktive Dashboard ist in der Regel der effektivste Weg Daten zu analysieren. Dennoch gibt es immer wieder Szenarien, die das Versenden von statischen Reports erfordert.
Die technische Lösung hierfür ist keine Extension im eigentlichen Sinne, sondern entsprechende Zusatzfunktion. Entweder direkt von Qlik oder anderen Dienstleistern.
Ggf. ist sogar die in Qlik SaaS bereits eingebaute Funktion schon ausreichend.
Analysen
Berichte und Analysen werden in der Regel intern erstellt und gerade für Berichte, die in regelmäßigen Abständen erneuert werden müssen, ist dies ein sinnvolles Vorgehen.
Es gibt allerdings auch gute Gründe sich auf externe Hilfe bei er Erstellung von Analysen zu verlassen. So bleiben Fragen im Unternehmen oft unbeantwortet, weil beispielsweise intern die Zeit oder das Knowhow fehlt einen komplexen Sachverhalt möglicherweise sogar Abteilungsübergreifen umfassend zu erfassen, zu analysieren und aufzubereiten. Nicht selten werden Symptome bekämpft, statt Zusammenhänge zu analysieren und Ursachen identifizieren.
Dabei ist fehlende interne Kapazität noch nicht einmal das Hauptargument für eine externe Analyse. Durch die Einbindung eines externen Experten in den Analyseprozess können neue Perspektiven gewonnen werden und der Experte dient als Sparringspartner. Hinzu kommt, dass eine externe Analyse objektiver und freier ist, da sie nicht von der Unternehmenspolitik oder anderen internen Strukturen beeinflusst wird.
Projektmanagement & -entwicklung
Neben dem Tagesgeschäft sind Unternehmen fast konstant mit Einmalvorgängen, Sonderthemen, Prototypen, etc. konfrontiert, die als Projekt abgewickelt werden. Leider fehlt es oft an klaren Vorgaben oder Zuständigkeiten, da die Projektstruktur nicht mit der Aufbauorganisation des harmonisiert oder es werden schlichtweg Posten besetzt, ohne die nötigen Kompetenzen zu verteilen. Manchmal steht auch einfach die interne Unternehmenspolitik im Weg.
Es kann daher sinnvoll sein, die Projektleitung ganz oder interimsweise extern zu besetzen, um sicherzustellen, dass die Fäden an einer Stelle zusammenlaufen, die über ausstreichend Ressourcen verfügt und gleichzeitig voll dem Projekterfolgt verpflichtet ist.
Hinzu kommt, dass Projektmanagement eine Kompetenz ist, die viele sehr unterschiedliche Fähigkeiten benötigt. Es braucht fachliches Verständnis, Führungserfahrung, Kommunikationsgeschick, Stakeholdermanagement und viele weitere Soft Skills. Der Einsatz eines zertifizierten und qualifizierten Projektmanagers kann die Projekteffizienz enorm steigern und viele interne Ressourcen sparen.